L’agilisation d’une entreprise : comment apporter le changement ?

Forte d’une expérience au sein d’une équipe agile qui pratiquait des rituels Scrum et d’eXtreme Programming, j’ai pu apprécier le confort que me procuraient ces méthodes lorsqu’elles sont déjà en place.
Les spécifications claires, méthodes de travail définies, montée en compétences par les relectures de code… autant de bienfaits qui faisaient que j’étais conquise par cette méthode de gestion de projet.

À mon arrivée, plus tard, au sein d’une équipe qui ne pratiquait pas ces méthodes, je regrettais le confort de mon ancien cadre de travail et brûlais d’envie de partager ce que j’avais appris lors de mon expérience précédente. J’étais curieuse de voir comment on pouvait mettre en place un changement organisationnel et l’idée d’y participer me stimulait.

Mais proposer un changement dans une entreprise n’est pas une mince affaire : certaines personnes peuvent se sentir menacées, initier un changement au sein d’une entreprise que l’on vient fraîchement d’intégrer peut être aussi intimidant. Autant d’embûches qui peuvent faire qu’on ne sait pas vraiment par où commencer pour mettre en place les méthodes agiles.

Comment mettre en place les méthodes agiles au sein d’une entreprise ? Comment aborder le changement avec les différentes équipes sans créer de tensions ?

Suite à mes observations dans différentes équipes qui ont mis en place quelques rituels agiles, j’ai pu dégager cette liste de temps forts à avoir avant et pendant l’agilisation d’une entreprise.

Attention : Je ne prétends pas dresser une liste exhaustive qui pourra aider n’importe quelle organisation, il s’agit d” une liste d’étapes dégagées de mes observations en milieu non agile et que j’aurais aimé lire au moment où je m’interrogeais sur le sujet. J’espère que cet article pourra aider des personnes souhaitant initier un changement organisationnel dans leur équipe / dans leur structure.

Se laisser un temps d’observation

C’est la plus grosse erreur que j’ai commise lors de ma toute première expérience en milieu non agile : donner des propositions de changement peu de temps après mon arrivée dans l’entreprise. Je suggérais de mettre en place des actions que nous faisions dans mon ancienne équipe agile.

En voyant que le reste de l’équipe n’était pas réceptif à ces idées, je me décourageais et finissais par jeter l’éponge, générant ainsi un grand sentiment de frustration. Je donnais aussi immédiatement des idées sans expliquer clairement les méthodes agiles au reste de l’équipe qui n’était pas familière à cette méthode de gestion de projet.

Évitez donc de débarquer avec vos gros souliers en préconisant immédiatement certaines actions. En vous laissant le temps d’observer, vous connaîtrez mieux l’équipe, les personnalités des différents membres, les règles métier particulières de l’entreprise, les challenges auxquels l’équipe doit se confronter…

Il faut aussi être conscient qu’il n’existe pas une seule et unique manière d’appliquer les méthodes agiles, chaque entreprise ayant des contextes différents : ce qui a bien marché dans une équipe X ne s’appliquera pas forcément aussi bien dans une équipe Y. Une bonne phase d’observation permettra donc de mieux comprendre le contexte dans lequel l’équipe évolue mais aussi de cibler les méthodes agiles les mieux adaptées à corriger les problèmes récurrents que l’équipe rencontre.

Comment bien mener sa phase d’observation ?

• Identifier les problèmes récurrents de l’équipe
• Défricher peut être les rôles agiles manquants à l’équipe (manque d’un scrum-master ou d’un product owner…)
• Identifier quelles méthodes agiles seraient les plus adaptées à l’équipe (scrum vs kanban par exemple)

L’erreur à ne pas commettre

Suggérer tout de suite des actions en prenant pour acquis qu’elles fonctionneront dans l’équipe. Chaque équipe a ses contraintes, ce qui a marché dans une équipe X ne fonctionnera pas forcément dans une équipe Y.

Exemples de problèmes : Livrer une fonctionnalité qui ne correspond pas aux attentes du client.
(Inclure le client au sprint planning permettra de résoudre ce souci).
L’équipe n’apprend pas des erreurs qu’elle commet (pratiquer le rituel des rétrospectives pourrait aider sur ce problème en dégageant des leçons).

Une fois les problèmes identifiés, vous aurez des armes pour mieux « vendre » le changement au reste de l’équipe, ce qui mène à mon point suivant …

Présenter sa vision des méthodes agiles à l’équipe et aux managers

Il ne peut pas y avoir qu’un seul initiateur du changement, c’est une charge trop importante pour être supportée par une seule personne. D’autant plus si l’initiateur en question n’a pas une position hiérarchique importante, il lui faudra se regrouper avec d’autres membres de l’équipe qui comprendront et soutiendront le changement.

Pour ce faire, vous pouvez, dans un cadre informel, parler des méthodes agiles à d’autres membres de l’équipe. Il faudra aussi briefer les managers, dont l’approbation donnera encore plus de poids à la transformation.

Il est impossible d’initier le changement sans le consentement global à la fois de l’équipe mais aussi des équipes managériales. Les éléments extérieurs à l’équipe seront en effet « malgré eux » impliqués dans ce changement.

Pour donner un exemple dans un contexte Scrum, une personne ne pourra plus déranger un membre de l’équipe avec une tâche sans qu’elle ait été inclue au sprint. Ils feront donc partie du changement, le fonctionnement de manière agile changera certains comportements potentiels notamment sur l’injection de tâches par exemple.

En présentant votre vision, vous expliquerez aux managers et à l’équipe comment les méthodes agiles peuvent résoudre des problèmes rencontrés par l’équipe et ainsi améliorer sa productivité.

Prenez le temps aussi de répondre aux craintes que peuvent avoir les différentes personnes de l’équipe. Certains peuvent avoir peur du changement car ils ne sont pas sûrs d’être capables de le suivre, on peut rassurer sur ce point par exemple en insistant sur le fait qu’il y aura une étape de formation.

Comment présenter sa vision ?

• Préparer le terrain dans un premier temps dans un cadre informel (café, bar…) en présentant en quelques minutes l’agilité et ses bienfaits. Introduire ensuite l’idée d’une présentation un peu plus longue (une heure) au reste de l’équipe managériale par exemple.
• Une fois le terrain préparé, il faut expliquer clairement et efficacement ce que sont les méthodes agiles, en quoi elles peuvent être bénéfiques à l’entreprise et quels sont les risques qu’il va falloir courir pour leur mise en place. Cela peut se faire lors d’un meeting un peu plus formel.
  • Voici un extrait de la présentation que j’avais personnellement donnée aux directeurs de pôle. J’ai présenté les différents rituels, donné des exemples de projets sur lesquels j’avais travaillé en mode agile. Pour chaque inconvénient, je donnais une solution qui palliait à ce problème (ex : rythme de travail fatiguant => organisation d’une demi-journée consacrée à la réalisation d’un projet « hors travail » (découverte d’un nouveau langage, etc).
• Ce pitch peut présenter les méthodes agiles avec un focus sur celles que vous trouvez pertinentes pour votre contexte. N’oubliez pas de présenter les différents avantages de ces rituels et soyez transparent sur les difficultés liées à la mise en place de l’agilité et les impacts concrets sur l’entreprise.
• Allez droit au but et partez du principe que vous avez peu de temps pour convaincre ! Cela vous aidera à faire un pitch convaincant :)

L’erreur à ne pas commettre

Manquer de transparence.
Tout le monde doit comprendre que vos intentions vont dans le sens des intérêts de l’entreprise. Il faut éviter de créer un sentiment de menace auprès de membres de l’équipe. Il faut aussi que les managers soient conscients que les bénéfices de l’agilité se voient sur le long terme et que sa mise en place nécessite des efforts.

Attention : ces temps de pitchs ne seront peut être pas suffisants. Il est fortement probable que tous les concepts ne soient pas immédiatement assimilés par tout le monde et ce n’est pas grave à ce stade de la transformation. L’essentiel de cette étape est de convaincre l’équipe des bienfaits que peuvent avoir les méthodes agiles pour l’équipe.
L’assimilation des concepts des méthodes agiles se fera pendant l’étape suivante …

Préparer un plan d’action

Vous avez obtenu la bénédiction de toute votre équipe ?
Excellent, c’est une belle étape que vous avez réussi à surmonter ! L’initiateur esseulé du changement est maintenant entouré de toute l’équipe, vous avez les ressources pour préparer l’étape cruciale : la réalisation du plan d’action.

Ce plan d’action devra avant tout comprendre une phase de coaching et de formation. Tout le monde devra non seulement disposer du même niveau de connaissances sur les méthodes agiles mais aussi être motivé pour mettre en place ce changement. Pour entretenir la motivation, on pourra par exemple faire la revue des problèmes que rencontre l’équipe et montrer quels rituels aideront à corriger ces problèmes.

Voici des exemples de problèmes que nous rencontrions dans mes équipes non-agiles : blocage ou mauvaise interprétation du besoin liées au manque de spécifications, mauvaise estimation des délais, mauvaise connaissance de la charge de travail de l’équipe par le client…

Il est pertinent de séparer les actions menables à court / moyen et long terme pour rendre l’agilisation plus « réalisable » et plus « concrète » pour l’équipe.

Par exemple, le rituel le plus simple à mettre en place peut être le stand-up meeting quotidien. C’est une action qui peut être classée comme étant à court terme.

La recherche d’un coach agile si le budget le permet, peut également faire partie du plan d’action. Un coach apportera un regard extérieur plus objectif et suggérera peut-être des idées auxquelles n’auraient pas pensé les membres de l’équipe. Il aura également plus d’expérience de changement organisationnel et d’erreurs classiques à éviter. C’est une action qui pourra être classée à moyen terme : le temps de rechercher un coach qui convienne le plus à l’entreprise.

À noter que toutes les entreprises agiles n’ont pas forcément eu recours à un coach. C’est une manière de faciliter l’agilisation.

Comment préparer ce plan d’action ?

• Prévoir une étape de coaching et de formation ;
• Identifier en équipe les problèmes récurrents que l’on souhaite éradiquer ;
• Établir une liste d’actions menables à court / moyen et long terme avec l’équipe ;
• Nommer des garants de l’exécution de ce plan.

L’erreur à ne pas commettre

• Laisser retomber la motivation

Last but not least : Faire preuve de bienveillance !

Le changement est souvent difficile à mettre en place : il peut y avoir des conflits d’intérêt, des personnes réfractaires au changement, des personnes hésitantes car elles ne savent pas comment s’y prendre.
La clé de la réussite d’un changement réside dans la bienveillance, dont doivent faire preuve les membres de l’équipe les uns envers les autres. Il faut savoir être patient avec soi-même en tant qu’initiateur du changement car cela prend du temps d’instaurer de nouvelles habitudes.
Mais il faut aussi faire preuve d’empathie avec l’équipe qui n’est pas forcément familière avec cette nouvelle organisation. Certaines entreprises n’adoptent que certains rituels et c’est là toute la beauté de l’agilité, c’est qu’on peut l’adapter à chaque équipe.

L’essentiel est de trouver une manière efficace de travailler en équipe : si une équipe n’adopte que certains rituels agiles, c’est correct à partir du moment où l’équipe se sent confortable et productive dans son organisation !

 

Bilan

L’agilisation d’une entreprise est un processus long et parfois douloureux mais ses bénéfices se voient sur le long terme. Pour réussir sa mise en place, il est essentiel de ne retenir que les méthodes positives pour l’équipe.
Je n’ai pas la prétention de dire que ces 4 étapes sont suffisantes mais ce sont les étapes majeures que j’ai retenues de mes expériences de transformation d’équipes initialement non agiles.

Avez-vous des anecdotes ou d’autres retours d’expérience d’agilisation d’équipe ? Je vous lirai avec grand plaisir :)