Le mot « cahier des charges » suffit seul à donner une poussée d’urticaire à certains, tant chez les freelances que chez le client. J’entends souvent : « On ne sait jamais bien ce qu’on doit mettre dedans », « ça prend un temps fou à écrire », « c’est rébarbatif », « ça ne sert à rien car de toute façon le client change tout le temps d’avis », …

J’enseigne également la gestion de projet dans plusieurs écoles web à Paris et à chaque session, les étudiants sont totalement terrifiés par ce type de livrable, ne sachant jamais par quel bout le prendre !

Je suis consultante freelance depuis 2011 et j’ai créé récemment une agence mais aussi une méthode d’accompagnement de projets par la créativité. J’utilise des outils créatifs et visuels pour accélérer et développer des projets (web principalement, mais pas que).

Comme beaucoup de freelances, je me retrouvais souvent dans une situation où les besoins étaient mal définis, les clients n’ayant plus le temps d’investir dans la rédaction de livrables pour cadrer leur projet de site Internet. On zappe le cahier des charges par manque de temps et de budget mais on perd ensuite ce temps et cet argent par des aller-retours incessants une fois en production.

Comment améliorer le cadrage de projet web ?

Comment faire pour faire émerger les besoins du client, formaliser ses attentes et valider ce livrable rapidement ?

J’ai trouvé la solution grâce aux démarches de « Creative Problem Solving » et de « Design Thinking », que j’ai intégrées dans ma pratique depuis de nombreuses années. Je propose donc à mes clients de co-construire le cahier des charges de leur projet web au cours d’un atelier collaboratif ludique et orienté UX design afin de :

• valider le besoin,
• défricher les contenus et préparer l’arborescence,
• ébaucher les premières pistes graphiques.

Comment ça marche concrètement ?

Le déroulé varie d’un client à l’autre en fonction de la maturité du projet et des objectifs souhaités en termes de livrable à la fin de l’atelier. Voici les grandes étapes :

1. Co-construction d’une vision commune pour le projet ;
2. Analyse des cibles ;
3. Définition du besoin par cible ;
4. Écriture des messages clés ;
5. Storytelling de la page d’accueil ;
6. Atelier de prototypage ;
7. Debrief et plan d’action.

Les plus pointilleux d’entre vous vont me dire : « c’est bien joli tout ça mais elle est où la liste de fonctionnalités ? » – et vous auriez raison :)

Cette partie cruciale du cahier des charges web émerge petit à petit tout au long de l’atelier et c’est ensuite moi qui la formalise à partir de l’ensemble de la production collective lorsque je fais la synthèse de la journée et mes recommandations stratégiques.

Qui est invité à participer ?

« Est-il nécessaire d’inviter les prestataires ou l’équipe (développeurs, graphistes, etc.) qui va prendre en charge le projet ? » Je me suis plusieurs fois posé la question et puis j’ai finalement décidé que je ferais sans eux. En effet, les freelances avec qui je travaille ne sont pas forcément définis à ce stade du projet et puis cela ajouterait à la facture de la journée s’il faut rémunérer chacun à son tarif jour.

De plus, je trouve cela plus riche de ne pas inclure d’experts à ce stade et de se concentrer sur les ressources disponibles chez le client. Cela permet de se concentrer sur les besoins.

Si vous gérez vos projets de manière différente ou si l’équipe projet en interne dédiée au client est déjà en place, il peut être intéressant d’intégrer ces personnes à ce stade. Attention par contre au coût de cette journée !

Les profils des participants côté client sont très variés et le nombre n’est pas limité. L’idéal est d’avoir une équipe multidisciplinaire constituée des personnes impliquées sur le projet ainsi que de personnes « ressources » pouvant apporter leur regard sur le projet même si elles ne sont pas directement concernées.

Comment faire pour assurer le succès du projet ?

En fin d’atelier, nous bâtissons un plan d’action permettant de définir les grandes étapes du projet ainsi que les tâches à réaliser. Ce planning prévisionnel est réalisé par l’ensemble des participants —- j’ajoute souvent en plus quelques tâches techniques auxquelles ils n’auraient pas pensé.

Chacun ensuite met son nom sur ce qu’il sent être de sa compétence ou sur une partie du projet sur lequel il aimerait s’impliquer. Chacun repart avec une responsabilité (et accessoirement une petite to-do list) ; cela empêche que l’atelier reste sur du « yapluka ».

Cela est utile pour moi également afin d’impliquer plus fortement mon client dans le projet et ce afin de lui faire comprendre que le site web n’est pas réalisé à 100% par le prestataire : tout client apporte des éléments au projet (le contenu souvent) et il a souvent tendance à l’oublier…

J’envoie en aval de l’atelier une synthèse récapitulant l’ensemble de la production ainsi que des recommandations fonctionnelles et stratégiques par rapport au besoin. Selon l’état d’avancement du projet, je peux également envoyer un devis détaillé et précis du coût de développement de la solution retenue, à partir de fonctionnalités validées ensemble.

Quel est le bénéfice pour mes clients ?

Ce type d’atelier a plusieurs avantages :

• renforcer la cohésion de l’équipe (souvent peu habituée à travailler vraiment ensemble),
• montrer qu’on peut parler web de manière fun,
• déjouer l’idée selon laquelle seul un technicien ou un chef de projet web peut rédiger un cahier des charges,
• cadrer le projet collectivement en un temps record.

Quel est le bénéfice pour moi ?

Le principal bénéfice est très clairement financier : je gagne beaucoup de temps, et donc de l’argent ! Comme j’ai l’habitude d’animer ce genre d’atelier créatif, le temps de préparation est assez minime. Je facture au final 1,5 jour de travail (1 journée d’atelier + ½ journée de rédaction pour la synthèse) et j’apporte bien plus de valeur ajoutée pour le client que si je lui avais livré le document seul.

Les temps de production sont également réduits avec ce type d’approche car les planches webdesign ainsi que les premiers blocs fonctionnels intégrés sont ainsi plus rapidement validés.

Conclusion

Tout le monde est HAPPY, moi compris, car tout le monde gagne en efficacité… pourquoi n’y avais-je pas pensé avant ?