Comment gérer un webzine sous WordPress sans perdre votre santé mentale

Il y a désormais sept ans, je co-créai, avec une bande d’ami·e·s rencontré·e·s au détour d’une association culturelle, un blog collaboratif, nommé Mandorine. Au début simplement rédactrice et correctrice du projet, je vis rapidement échoir son administration technique et éditoriale sur mes genoux, étant la seule de l’équipe à avoir de bonnes bases dans la gestion de sites web.

Problème : le site avait été développé sous WordPress. Et, à l’époque, je n’aimais pas beaucoup WordPress. Le panneau d’administration me semblait fouillis, la création de modèles de pages compliquée, et, pour tout dire, je lui préférais son demi–frère, B2evolution, voire sa nemesis, Dotclear (on peut tou·te·s se tromper…).

Passée cette première réticence, je décidai d’en apprendre le plus possible sur WordPress afin de faire fonctionner et évoluer au mieux notre petit webzine. Bien m’en prit. Mandorine fut, et reste aujourd’hui, une grande source d’apprentissage, mon « petit laboratoire de création web » personnel, si on peut dire.

L’autre problème, dans cette quête, fut de trouver comment adapter WordPress au format webzine. Il faut avouer que l’installation de base de WordPress a(vait) quelques lacunes, et que les ressources spécifiquement dédiées à mon utilisation étaient alors assez rares. Ajoutons à cela que la majorité des rédacteur·trice·s du webzine n’étaient alors pas versés dans le fonctionnement, même basique, d’un blog… Il me fallut trouver des solutions pour enrichir le panneau d’administration, gagner en efficacité, sans y perdre sa facilité d’utilisation.

Aujourd’hui, après de (très) nombreux tests et recherches, je suis parvenue à un fonctionnement qui nous convient, à mon équipe et moi-même. Si vous avez décidé de monter un blog collaboratif – ou cherchez comment optimiser le votre –, voici une liste de petites choses à mettre en place pour faire fonctionner tout ce petit monde en harmonie, sans trop perdre votre santé mentale – et éviter de vous disputer avec vos rédacteur·trice·s, tant qu’à faire.

L’organisation du contenu

Une fois votre ligne éditoriale définie, il vous faut organiser votre contenu efficacement pour le bien de vos lecteur·trice·s. Ne laissez surtout pas traîner d’articles « non classés », ils se perdraient dans les méandres de votre webzine… Et, croyez-moi, quand on travaille à plusieurs sur un même blog, les archives de celui-ci ont tendance à grossir à vue d’œil. Autant prévoir le coup dès le départ.

Organisez clairement les catégories de votre blog

Rien de bien sorcier ici, le système prévu par WordPress fonctionne comme un charme. À vous de choisir de laisser ou non la possibilité à vos rédacteur·trice·s de créer eux·elles-mêmes de nouvelles catégories. Sachez simplement que, s’ils·elles sont d’humeur rebelle, créative ou n’ont pas lu la documentation de votre blog – j’y reviendrai – ils·elles peuvent choisir d’utiliser cette fonctionnalité en guise de mots-clefs… Et je ne vous souhaite pas d’avoir à déceler les doublons et supprimer toute une liste de catégories-mots-clefs, il y a plus amusant comme activité.

Au besoin, créez des Custom Posts Types¹

En plus d’être particulièrement utiles pour varier les formats d’articles (brèves, reportages photos ou vidéo, par exemple), ils s’avèrent une aide précieuse pour votre organisation interne. Chaque Custom Post Type bénéficiant de son menu personnel dans le panneau d’administration, il offre une aide visuelle aux rédacteur·trice·s, qui n’ont pas à fouiller dans les sous-menus pour trouver le bon format d’article. Cette organisation leur permet également de garder en tête votre ligne éditoriale. Ainsi, le format Brèves contiendra des articles courts, de type bons plans, actus & sorties, par exemple. Psychologiquement, ces différents formats sont une aide précieuse pour aider les rédacteur·trice·s à rester (plus ou moins) dans les clous.

Structurez vos articles

Pour le bien de vos lecteur·trice·s autant que pour faire plaisir à Google, gardez en tête de structurer correctement les articles de votre webzine, d’autant plus s’ils sont très longs. Ajoutez des sous-titres, des images, espacez suffisamment les paragraphes, passez le texte en gras ou en italique au besoin, ajoutez des blocs de citation… Les articles seront d’autant plus agréables à lire qu’ils laisseront aux lecteur·trice·s de l’espace pour respirer.

Créez des séries

Mon équipe aime particulièrement écrire des articles au long cours. Le format web n’est pas pour nous un frein à la publication de pavés d’articles très longs. Pour rendre le tout digeste, il faut cependant parfois découper l’article en plusieurs parties. En plus de permettre à vos lecteur·trice·s de respirer, publier des séries d’articles permet de créer une attente, de fidéliser votre audience : elle sera plus susceptible de revenir sur votre blog si la première partie de votre série lui a plu. Pour développer ce système sur Mandorine, j’utilise le plugin Post Series de Tuts+, relativement simple à mettre en place & plutôt flexible d’utilisation.

À noter : Tuts+ a publié un tutoriel permettant d’apprendre à développer soi-même le plugin Post Series, plutôt que de le télécharger. Une bonne idée si vous souhaitez adapter le plugin à votre propre usage, ou tout simplement en savoir plus sur les taxonomies, la fonctionnalité de WordPress utilisée pour la création de Post Series.

Donnez envie aux lecteur·trice·s de rester

C’est probablement la partie la plus compliquée dans la gestion d’une publication, quelle qu’elle soit. Le temps d’attention et de concentration de l’internaute étant ce qu’il est, il est difficile de faire baisser votre taux de rebond et ce même si votre audience aime votre univers. Deux astuces peuvent vous aider à fidéliser votre lectorat.

La première, qui est de toute façon une bonne idée pour votre référencement naturel, consiste en la création d’un maillage interne de vos articles. Vous effleurez dans votre nouvel article un sujet que vous avez abordé plus en profondeur il y a quelques temps ? Proposez un lien vers celui-ci à vos lecteur·trice·s. Il·elle·s auront probablement envie d’aller y jeter un œil.

La seconde s’appelle, en terme barbare marketing, le cross selling. L’idée est de proposer à votre lectorat, en fin de lecture, d’autres articles du webzine sur le même thème. Si vous avez déjà traîné sur Buzzfeed, vous savez qu’il s’agit d’une de leurs spécialités. Résultat, au lieu de passer comme prévu cinq minutes à lire une liste d’idées de recettes pour votre dîner, vous restez une heure sur le site à passer d’article en article, et finissez par atterrir sur le top dix des chats qui en veulent à votre vie.

Si vous ne souhaitez pas coder vous-même cette fonctionnalité, plusieurs plugins existent pour vous faciliter la tâche.

L’organisation de votre équipe

Il s’agit, à mon sens, d’une des lacunes de WordPress. Les capacités par défaut des rôles utilisateur·trice·s ne sont pas totalement adaptées au fonctionnement d’un webzine. Pour rappel, voici les rôles disponibles par défauts dans WordPress : Abonné, Contributeur, Auteur, Éditeur, Administrateur, et Super Admin. Mettons que votre équipe soit composée de rédacteur·trice·s, de correcteur·trice·s et d’éditeur·trice·s. Les rédacteur·trice·s doivent pouvoir rédiger des articles, uploader des images et les y insérer, revenir faire quelques modifications après relecture des correcteur·trice·s, mais ne sont pas censés pouvoir publier les articles. Les correcteur·trice·s doivent pouvoir modifier tous les articles, indépendamment de leur auteur, afin d’en corriger les fautes, changer le statut de l’article une fois celui-ci corrigé, mais pas le publier. Pour finir, les éditeur·trice·s doivent pouvoir modifier tous les articles et les publier. Ajoutons également qu’un rédacteur s’est proposé pour modérer les commentaires. Selon les rôles disponibles, on pourrait imaginer une hiérarchie comme celle-ci :

• Rédacteur·trice en chef → Administrateur,
• Éditeur·trice → Éditeur,
• Correcteur·trice → Auteur,
• Rédacteur·trice → Contributeur.

Maintenant, jetons un œil aux capacités par défaut des groupes d’utilisateur·trice·s sous WordPress :

	Contributeur	Auteur	Éditeur
Éditer ses propres articles	Χ	Χ	Χ
Éditer des articles publiés		Χ	Χ
Publier des articles		Χ	Χ
Uploader des images		Χ	Χ
Éditer tous les articles			X
Modérer les commentaires			X
Éditer des articles publiés		X	X

Si l’on travaille avec les rôles par défauts et notre hiérarchie, établie plus tôt, les rédacteur·trice·s (rôle Contributeur) ne pourront pas :

• uploader d’images, et donc en insérer dans leurs articles,
• ce n’est pas spécifié dans le tableau du codex WordPress, mais ils·elle·s ne pourront pas modifier leur article après l’avoir passé en relecture.

Les correcteur·trice·s (rôle Auteur) :

• pourront publier leurs articles,
• ne pourront pas éditer les articles des autres.

Face à ce constat, on pourrait décider de ne pas utiliser le rôle Contributeur, et d’attribuer le rôle Auteur aux rédacteur·trices·s, et le rôle Editeur aux correcteur·trice·s. Seul problème, il nous manquera un rôle pour les éditeur·trice·s. Et ce choix impliquerait de laisser aux rédacteur·trice·s la possibilité de publier leurs articles. De plus, nous ne pourrions pas donner la capacité de modérer les commentaires à l’un·e d’eux·elles. Il nous faut donc trouver un moyen d’affiner ces rôles, ou d’en créer d’autres.

Affinez la gestion des utilisateurs·trice·s

Deux plugins peuvent vous aider à affiner ces rôles.

Le premier, User Role Editor, permet d’affiner les capacités des rôles utilisateur·trice·s existants, ou d’utilisateur·trice·s spécifiques. Vous pouvez ainsi créer la hiérarchie voulue dans votre équipe : les rôles Contributeur peuvent poster des articles et y uploader des images, mais pas les publier directement, les rôles Auteur peuvent corriger tous les articles, les rôles Editeur peuvent les publier, vous pouvez attribuer à un·e rédacteur·trice spécifique les droits de modération des commentaires, etc.

Le second, Co-Author Plus, permet d’attribuer la paternité d’un article à plusieurs auteurs. Il crée également le rôle Guest Author, permettant à un·e blogueur·se invité·e de publier un article sur votre site sans avoir recours à un compte WordPress. Utile pour les contributions ponctuelles.

La gestion éditoriale

L’autre point sensible de tout webzine : trouver « son » fonctionnement. Celui qui, sans être trop complexe, permet à cette petite machine de tourner correctement, à chacun·e d’être autonome, et à votre équipe de collaborer sereinement.

Créez un planning de publication

Fortement recommandé à tout·e blogueur·se, le planning éditorial devient primordial dans le cas de la gestion d’un webzine. Sans forcément être d’une rigidité absolue, il permet à votre équipe :

• de programmer en avance les rendez-vous à venir : sortie d’un livre, d’un album, date d’un concert, début d’une exposition, marronnier, etc.,
• d’obtenir une vue d’ensemble des articles à venir, et, le cas échéant, d’équilibrer les sujets du planning,
• d’avoir une idée des plages de publications disponibles et des dates de publication des prochains articles,
• et, pour toutes ces raisons, d’impliquer toute l’équipe dans l’organisation du webzine : les rédacteur·trice·s sont plus susceptibles de proposer des idées d’articles s’ils ont une vision d’ensemble du contenu futur du webzine, et des idées de sujets à aborder.

Pour commencer, un outil tel que Trello, très simple d’utilisation, permet de travailler en équipe sans trop de blablas et de placer les tâches sur un calendrier.

Au sein de WordPress, le plugin Editorial Calendar propose également un planning de publication assez rapide à prendre en main.

Trouvez votre système de suivi éditorial

Dans la même veine, un système de suivi éditorial peut grandement améliorer votre efficacité et vous faire gagner beaucoup de temps. Dans l’idéal, les discussions, notes et commentaires internes devraient être centralisés au même endroit, les allers-retours d’emails, de textos, de messages privés Facebook ou les idées lancées autour d’un verre trouvant rapidement leurs limites (à ce sujet, promenez-vous systématiquement avec un carnet sur vous, cela vous permettra de garder trace des idées trouvées hors-contexte)…

Plusieurs plugins WordPress vous aideront à mettre en place votre suivi éditorial. Le premier est un outil permettant d’afficher un pense-bête dans la zone de création d’articles. Puisque vous allez répéter un nombre incalculable de fois à vos rédacteur·trice·s d’attribuer une catégorie, une vignette de Une, de renommer leurs images, et j’en passe, autant prévoir une zone comprenant ces petits rappels lorsqu’ils travaillent sur un nouvel article. J’utilise à cet effet Genki Pre-Publish Reminder, mais une meta-box² peut tout aussi bien faire l’affaire.

Le second outil devenu primordial dans le fonctionnement de mon webzine s’appelle Edit Flow. Si sa prise en main peut s’avérer compliquée au premier abord³, ses fonctionnalités valent vraiment la peine qu’on se penche dessus. Calendrier, système de notifications, boîte à idées, statuts personnalisés et commentaires éditoriaux permettent de mettre en place un workflow très complet. Votre équipe peut ainsi discuter du contenu des articles et des modifications à y apporter directement en dessous de ceux-ci, dans le panneau d’administration. Les statuts personnalisés permettent d’affiner votre processus de publication (en ajoutant par exemple des statuts « idées » ou « corrigé ») et les notifications de tenir au courant votre équipe de l’avancée du planning (« ton article a été programmé », ou publié, par exemple). Dans la même veine, CoSchedule, un plugin de suivi éditorial payant, embarque également des fonctionnalités de partage sur les réseaux sociaux.

L’administration au quotidien

La gestion quotidienne d’un webzine ne diffère pas particulièrement de celle de n’importe quel site créé sous WordPress, mais quelques détails sont néanmoins à prendre en compte.

La gestion des liens

Comme tout site à fort contenu éditorial, un webzine contient un nombre de liens — externes ou non — non négligeable. Et essayer de trouver un à un les liens cassés devient rapidement un tonneau des Danaïdes version 2.0. C’est là qu’intervient Broken Links Checker. Le plugin scanne à intervalles réguliers votre site et repère pour vous les liens cassés. Liens que vous pouvez ensuite modifier ou supprimer directement dans la liste proposée par Broken Links Checker.

Optimisez vos images

J’ai toutes les peines du Monde à faire comprendre à mes rédacteur·trice·s qu’ils doivent optimiser et renommer leurs images intelligiblement avant de les uploader sur WordPress. Le renommage reste un sujet sensible, je me retrouve régulièrement avec des photos nommées DSC687435.jpg sur Mandorine… Je n’y ai pas vraiment trouvé de solution, à part renommer moi-même ces images, puis modifier leur nom dans les articles de mon équipe en rougagnant⁴. Si quelqu’un, dans l’assistance, détient un début de solution et se sent l’âme charitable…

Pour l’optimisation des images, il y a deux parades, sous forme de plugins. Le premier s’appelle WP Smush. WP Smush réduit la taille des images lors de leur upload sans sacrifier à leur qualité. Quand bien même vos rédacteur·trice·s décideraient d’uploader des images peu – ou pas – optimisées, ce plugin se chargera de faire le travail. WP SMush propose également une option bien utile, permettant d’optimiser en masse toutes les images présentes dans votre bibliothèque de médias. Problème, la performance du plugin n’est pas particulièrement impressionnante, comme le détaille WP Beginner dans cet article. Une alternative à WP Smush existe, cependant. Imagify – actuellement en version beta – propose exactement les mêmes fonctionnalités… en plus performant. Vous trouverez un retour d’expérience plus complet sur Wp-Spread, mais la capture d’écran ci-dessous me semble plutôt parlante.

Sauvegardez régulièrement la base de données

Mieux vaut prévenir que guérir : en cas de souci, vous serez bien content d’avoir mis en place des sauvegardes automatiques et régulières de votre contenu. Sauvegardes par email, sur FTP, ou via le Cloud, les possibilités sont diverses. Backup to Dropbox est efficace si vous utilisez ce système de cloud, sinon, BackWPup reste mon must use. Il propose différentes solutions, qui permettent de choisir celle qui nous convient le plus, et génère un mail d’erreur en cas de souci.

Utilisez un système de cache

Essayez au maximum d’éviter les temps de chargements trop longs à vos lecteur·trice·s, en particulier si votre webzine contient de nombreuses images. Ici aussi, il en existe plusieurs, comme WP Super Cache ou W3 Total Cache mais ma préférence va à l’excellent WP Rocket. Plus rapide à configurer que ses concurrents, il n’en reste pas moins efficace. WP Marmite propose par exemple quelques tests maison assez convaincants. Notons également, pour les moins anglophiles d’entre-vous, que le plugin a été développé par des français, le support peut donc être assuré sans problème dans la langue de Molière.

Économisez du temps sur la promotion

Chronophage au possible, la promotion de votre webzine ne doit pas être négligée – l’intérêt, après tout ce travail, c’est quand même d’être lus. Un des moyens de communication les plus efficaces reste la mise en place d’une newsletter. Plusieurs solutions sont compatibles avec WordPress, mais, si vous souhaitez gagner du temps, choisissez-en une vous permettant de mettre en place une newsletter à partir de votre flux RSS (c’est le cas de Mailchimp, par exemple). Ainsi, vous pourrez paramétrer votre campagne pour qu’elle reprenne votre – ou vos – dernier·s article·s sans avoir à y passer trop de temps chaque semaine.

Côté réseaux sociaux, le plugin Revive Old Post permet de piocher dans votre réservoir d’articles pour partager ceux-ci aléatoirement, automatiquement et à intervalles réguliers sur Twitter, Facebook, LinkedIn, Tumblr… Ce qui peut s’avérer particulièrement utile quand vos archives grandissent : il est toujours compliqué de faire une sélection d’anciens articles à re-publier, sans partager toujours les mêmes. Cette pratique permet également d’améliorer la visibilité et le taux d’engagement de vos abonné·s. Attention cependant à ne pas choisir un intervalle minimum trop réduit entre chaque post, pour ne pas submerger vos abonné·e·s sous les partages automatiques, ce qui déclencherait l’effet inverse. CoSchedule, dont je vous parlais plus tôt, intègre également des fonctionnalités de partage sur les réseaux sociaux assez utiles et efficaces, puisqu’il permet de les placer sur le planning éditorial, de personnaliser le message d’accompagnement et l’heure du partage. Dans la même veine, hors-WordPress, n’oublions pas le très utile Buffer, proposant de programmer à l’avance une liste de publications à destination de vos réseaux sociaux. D’autant plus que le service vient de se doter d’un outil permettant d’afficher ses publications sur un Calendrier, ce qui manquait jusque-là cruellement à Buffer, selon moi.

Bonus Tip

Si vous pouvez dégager du temps pour cela, compilez tutos et conseils éditoriaux dans un même document, qui pourra servir de référence à toute l’équipe. Comme toute documentation, sa rédaction est chronophage, mais, à terme, il s’agit d’un gain de temps non négligeable. Nous avons surnommé celui de Mandorine « La Bible ». Il contient des informations sur la ligne éditoriale, des conseils d’écriture, et quelques tutos pour aider les rédacteur·trice·s à prendre WordPress en main.

Les nouveaux et nouvelles venu·e·s bénéficient ainsi dès le départ d’un outil d’accompagnement – j’ai même enregistré un screencast rapide pour aider les correcteurs à appréhender l’outil –, ce qui leur permet d’être relativement autonomes et d’avoir toujours à portée de main un début de solution lorsqu’ils se sentent perdus. Les suggestions d’ajouts de l’équipe y sont également intégrées au fil de l’eau, de même que les mises à jour internes – ajout de formats d’articles et utilisation de nouveaux plugins ou outils éditoriaux, par exemple –, mais également après chaque mise à jour modifiant l’organisation du panneau d’administration WordPress.

En conclusion

Si s’occuper d’un webzine, sous WordPress ou non, représente un travail considérable au quotidien, l’aventure s’avère également très enrichissante. Difficile équilibre en effet, que de trouver les bons outils et d’essayer tant que possible de respecter les bonnes pratiques du web tout en ménageant une équipe de rédacteur·trice·s pas toujours au fait desdites bonnes pratiques…

Dans ce cas précis, il devient tentant de verrouiller complètement le fonctionnement de votre webzine, et de vous contenter de récupérer les textes pour tout insérer vous-même, correctement, dans votre panneau d’administration. Je vois deux problèmes à cela. Tout d’abord, vous prenez sur vos épaules une charge de travail qui pourrait être déléguée, ou tout du moins, répartie sur toute l’équipe. Ce mode de fonctionnement, en plus d’être fatiguant, peut s’avérer démotivant : tout le fun du projet vous échappe des mains, ne vous laissant qu’une suite de tâches répétitives, et, disons le tout net, inintéressantes. Répartir ces tâches entre plusieurs personnes permet de conserver du temps pour autre chose : écrire vous-même des articles, trouver des partenariats intéressants, ou tout simplement profiter sereinement de votre temps libre. Autre désavantage à ce mode de fonctionnement : votre équipe n’est pas réellement impliquée dans la vie de votre webzine. S’il·elle·s n’ont pas accès à ce qu’il se passe sous le capot, vos rédacteur·trice·s auront tendance à ne pas faire plus d’efforts que cela pour vous faciliter la vie : relire plusieurs fois leur prose pour en éliminer les coquilles les plus grosses, trouver les bonnes images, anticiper les creux dans votre planning de publication, trouver de bonnes idées d’articles et vous les suggérer dès qu’ils y pensent – et pas seulement au moment où l’article sera entièrement rédigé –, etc. Donner l’accès aux rédacteur·trice·s au panneau d’administration de votre webzine leur permettra de se sentir impliqués, et donc plus motivés par votre projet.

De fait, ce mode d’organisation ouvre la voie aux erreurs. Une solution à cela : accompagnez vos rédacteur·trice·s dans leur apprentissage de l’outil WordPress et de votre système de suivi éditorial. S’il·elle·s n’ont jamais, ou très peu, travaillé sous WordPress, il y a de très fortes chances pour que vous receviez de nombreuses questions et remarques, souvent les mêmes, à base de « Pourquoi ça marche paaas ? ». Patience. Respirez un bon coup avant de leur répondre. Lorsque vous avez débuté, vous avez très probablement posé les mêmes questions. Et vous étiez bien contents de trouver de bonnes âmes pour vous guider. Il est temps de rendre la pareille :)