Estimer puis définir le coût d’un projet web

Cet article concerne des projets petits à moyens. Ce n’est pas une vérité absolue mais une vision personnelle développée au fil des années. Chaque client est différent de par son secteur d’activité, sa structure et les personnes qui composent son organisation. Nos clients peuvent posséder des compétences web comme ils peuvent venir nous consulter sans rien connaître à notre métier. L’objectif est par conséquent de communiquer un fil conducteur que vous devrez adapter en fonction de votre client et de vos infrastructures.

Comment définir mon enveloppe budgétaire ?

De nombreuses étapes composent un projet web et j’aimerais vous parler de la phase de chiffrage / costing. Toutes les étapes d’un projet sont importantes mais celle-ci fait partie des fondations et initialise le projet. Comme toute chose, si un projet est mal initialisé, plus il avancera dans le temps, plus il sera bancal et plus vous tendrez vers l’échec, qu’il soit d’ordre qualitatif, budgétaire ou temporel.

Il y a deux étapes, d’une part l’établissement d’une enveloppe estimative et d’autre part, d’un devis. Ce sont deux étapes bien distinctes qui se différencient principalement par le nombre d’éléments disponibles à date pour les créer. L’établissement du devis est l’étape finale qui regroupe tous les éléments définis et discutés et qui permettra – dans l’idéal – de démarrer la production.

L’enveloppe estimative est une première approche qui permet d’aborder des questions essentielles au bon démarrage de votre projet. Grâce à elle vous allez estimer le montant approximatif à plus ou moins 15% afin de déterminer si le concept proposé au client entre dans son budget. Vous allez pouvoir anticiper les ressources nécessaires. Elle sert également comme base de négociation du périmètre car elle permet de voir dans quels postes sont répartis les masses budgétaires. Votre trafic manager a besoin de pouvoir anticiper les ressources nécessaires et l’organisation de celles-ci dans les mois à venir. Ainsi vous évitez de perdre du temps en vous engageant sur des pistes erronées. Vous l’aurez compris, c’est un excellent outil pour calibrer les fondations de votre projet. Enfin vous allez décider de la méthodologie que vous allez pouvoir adapter, par exemple on n’aborde pas un projet responsive de la même manière que les autres projets.

Cette enveloppe se construit dans le temps et permet de poser un cadre. Afin de pouvoir établir cette estimation vous avez besoin d’un minimum d’informations pour poser les bases structurelles :

• Site responsive ?
• Arborescence
• Fonctionnalités
• Timing souhaité par le client.

Et si le contexte vous le permet, une ou deux pistes créatives.

Voici des questions que vous devez vous poser et que vous devez inscrire soit directement dans votre grille d’estimation soit dans un document accompagnant votre estimation aussi appelé : “Scope of work”.

• La première question à poser étant le périmètre des navigateurs, OS et périphériques supportés. Plus le périmètre est large plus les implications sont grandes en termes de temps, de budget et d’organisation. Devez-vous supporter une vieille version d’Internet Explorer ? Si oui, optez-vous pour une Chrome Frame ou pour des solutions type amélioration progressive ou dégradation gracieuse ?
• Quels sont les objectifs de votre client, quelles sont les fonctionnalités et le nombre de gabarits / templates à développer et qu’il faut concevoir, designer, produire et enfin héberger ?
• Ces templates sont-ils responsive ?
• Allez vous utiliser un CMS que vous maîtrisez , et devrez-vous le faire évoluer au moyen de plugins ou devrez-vous le faire évoluer d’une autre manière ?
• Est-ce que vous possédez les ressources nécessaires pour produire ce projet dans son ensemble ou devrez vous faire appel à de la sous-traitance ?
• Maîtrisez-vous toutes les technologies nécessaires ou devrez-vous vous reposer sur des prestataires externes mettant à disposition des API ? C’est particulièrement vrai pour la gestion des vidéos, surtout quand vous devez fournir du streaming.
• Où et comment sera hébergé votre site / application ?
• Ces derniers sont-ils imposés par votre client ou avez-vous le choix ?
• Qui fait la coordination de ces prestataires ?

Toutes ces questions nécessitant des réponses, vous devrez faire appel aux différents experts des corps de métier pour y répondre, et ne pas hésiter à en discuter avec votre client et pourquoi pas avec sa Direction des Systèmes d’Informations (DSI). Vous êtes en train de démarrer une relation gagnant / gagnant, impliquez‑y votre client au plus tôt.

Quelle que soit votre expérience, je vous conseille de faire une première ébauche de l’enveloppe vous-même afin de vous poser les questions de base et d’être prêt pour en débattre avec vos experts. Dans la mesure du possible, faites une première ébauche un jour, laissez la mûrir et revenez‑y le lendemain, la nuit et les réflexions hors du contexte professionnel portent conseil.

Petit détail qui a son importance, chargez les ressources à l’heure. Cela permet plus de souplesse. Vous n’êtes pas dans l’obligation de communiquer au client cette granularité et pouvez lui adresser un récapitulatif des grandes rubriques :

• Conception
• Production
• Recette
• Mise en Production

De mon point de vue il me semble relativement difficile de définir des ratios / rapports de charge entre ces quatre postes. Ceci étant si vous avez peu d’éléments vous pouvez évaluer des rapports en design et développement par exemple. Si j’ai peu de jours de design, par exemple 3 jours pour 3 templates, il y a de fortes chances que les pages soient simples et que le développement front / back le soit tout autant.
En terme de temps de gestion de projet, le rapport se situe entre 15 et 30 % en fonction des tâches à accomplir. Typiquement, un plan de tracking nécessite beaucoup de temps à passer avec le client pour le qualifier, le comprendre, l’ajuster, le spécifier puis le suivre. Le temps peut chuter si le client possède une équipe dédiée à ce sujet ou si vous reporter ce temps à un spécialiste de votre équipe.

Enfin il y a des temps qui sont récurrents dans tout projet et qui restent incompressibles :

• Analyse / prise de brief
• Spécifications
• Initialisation des environnements techniques et configuation / setup des outils de gestion de projet ( un répertoire projet structuré / un outils de ticketing etc…)
• Tests
• Mise en ligne

Le Scope of Work

Le “Scope of work” (SOW) définit vos choix afin de les communiquer aux différents acteurs mais également d’éviter de vous poser les questions à chaque fois que vous revenez sur l’enveloppe. C’est un document indissociable qui liste les actions qui sont dans votre périmètre et idéalement les actions qui n’y sont pas. Il permet d’asseoir la méthodologie à laquelle votre client souscrit. Vous allez également décrire les grandes étapes / milestone, les livrables, les engagement des différents partenaires, le nombre d’itérations possibles sur les créas ou encore le fonctionnement de la recette et, enfin, les modalités de validation du travail effectué. Cette dernière mention est importante car elle marque le démarrage de la période de garantie de votre produit puis, dans un deuxième temps, la période de Tierce Maintenance Applicative / Evolutive le cas échéant.

Lorsque vous aurez discuté et validé ces éléments avec votre client, vous pourrez alors définir avec précision le devis final de votre prestation et vous reposer sur ces documents pour rappeler aux intervenants leurs engagements respectifs.

Dernier point intéressant, les temps validés permettent à chaque corps de métiers d’évaluer le degré de complexité du projet en fonction du temps qui leur est affecté.

En théorie vous avez désormais toutes les bases nécessaire et même un peu plus pour construire des fondations solides avec votre client et vos collègues pour que le projet soit une réussite !