Productivité, Habitudes & Motivation

Comment tirer le meilleur parti de votre journée

Avez-vous déjà eu une journée de travail gâchée ? Ce type de journée où, en rentrant le soir, vous étiez incapable de dire ce sur quoi vous aviez travaillé, sur quel projet vous aviez vraiment avancé ? Ou encore ces fois où vous souhaiteriez des journées de 48h pour pouvoir tout faire ?

Durant mes premières années dans le monde professionnel, j’ai eu fréquemment ce souci, ce qui m’a poussé à rechercher les meilleures méthodes pour optimiser mes journées et pouvoir concilier travail et vie privée avec plus de fluidité. Voici donc quelques méthodes et astuces pour optimiser votre productivité, contrôler vos habitudes, et vous remotiver quand vous en aurez besoin.

Productivité

Une journée productive commence la veille. Vous partez le soir, l’esprit tourné vers le travail, et vous arrivez le matin en pensant à autre chose. En planifiant vos priorités le soir précédent, vous saurez exactement vers quoi vous tourner en arrivant.

Vos priorités sont assez simples à déterminer dès que vous aurez pris le réflexe de différencier urgent et important. Si on peut repousser une tâche à plus tard, elle n’est pas vraiment importante. Par exemple, essayez d’attendre d’avoir travaillé au moins une heure avant d’ouvrir vos mails au début de votre journée de travail. Vous verrez que quantité d’urgences se seront résolues toutes seules.

J’ai l’habitude de répondre souvent non aux demandes qu’on me fait, ce qui me permet d’identifier celles qui me seront demandées plusieurs fois, et donc plus importantes. En contrepartie, je mets en pratique l’idée émise par David Allen dans son livre Getting Things Done : Si ça ne prend que 2 minutes à faire, faites le maintenant. Trier cette tâche et y repenser au long de la journée, voire la repousser à plus tard vous prendrait plus de temps que de la réaliser maintenant.

Il est important d’apprendre à gérer les interruptions provoquée par d’autres personnes. Il est vain de vouloir « dresser » ses collègues ou ses clients à ne jamais nous interrompre pour leurs besoins « triviaux ». Ainsi, une scène du manga GTO m’avait marqué. Le professeur principal se plaignant que tous ses élèves le surchargeaient de demandes et de questions, s’était vu rétorquer par le héros que ces élèves n’avaient, eux, qu’un seul professeur principal à qui poser leurs questions.

Mon astuce favorite pour avoir un travail facile à mettre en pause est de diviser mes tâches le plus possible, et de noter ma todolist pour les prochaines heures. Le multitâche devient ainsi du mono-tâche avec transition fluide, et la personne m’interrompant ne me fera perdre le fil que d’une petite partie de mon travail, qui sera facile à continuer. Je propose ensuite directement à cette personne de la recontacter ou de venir la voir à un moment défini ensemble. La division des tâches permet également de mieux évaluer mon travail, en me fournissant un avancement concret des tâches restantes et des tâches effectuées.

J’ai souvent eu tendance à vouloir effectuer toutes ces tâches seul. Que ce soit l’envie d’apprendre à faire « tout seul », ou un manque de confiance en un collègue ou un script, c’est une habitude à reconsidérer. Apprenez à déléguer. Prenez un instant pour vous demander si ce plugin WordPress tout fait ne ferait pas le travail plus rapidement, ou si votre collègue ne serait pas plus efficace sur cette tâche. Chercher à se former, ou douter de son équipe au détriment du succès du projet est tout sauf productif.

Une bonne habitude à prendre est celle de noter toutes vos idées, pensées, tâches immédiatement. Vous allégez ainsi votre cerveau et pouvez vous concentrer plus facilement sur votre tâche en cours. Cette technique fonctionne encore mieux si vous consultez ces notes régulièrement, en faisant le ménage dedans. Afin de faire le tri dans mes nombreuses idées de projets, j’utilise souvent un petit « hack » : après avoir pensé à une idée, j’attends le lendemain matin pour la noter. Si cette idée a survécu à la nuit, elle vaut probablement le coup d’être étudiée.

Habitudes

J’ai une théorie simple sur les habitudes : Une action pratiquée quatre minutes par jour, durant un an aura énormément plus d’impact que la même action pratiquée d’une traite en vingt-quatre heures. Les exemples sont nombreux : le sport, les exercices liés à la mémoire, ou encore des tâches ménagères simples.

Une technique ingénieuse est pratiquée par le comédien Jerry Seinfeld dont le mantra est simple : ne brisez pas la chaîne. Jerry Seinfeld se forçait ainsi à écrire un peu chaque jour, et rayait la date à chaque fois qu’il terminait sur un calendrier dédié. Au bout de quelques jours, une chaîne apparaissait, et continuait de s’allonger. L’idée était simple, il fallait continuer chaque jour pour ne pas briser cette chaîne.

J’ai adopté la méthode Seinfeld pour me forcer à faire de la R&D, et à améliorer mes compétences en programmation. Ma chaîne consistait à ne coder qu’une fonctionnalité par jour, pendant au moins 5 minutes, et à la publier sur mon Github afin de bénéficier d’une pression sociale. Le résultat a dépassé mes attentes. En 250 jours, j’ai pu monter plusieurs frameworks, affiner mes techniques, obtenir du code réutilisable et documenté pour mes besoins de tous les jours.

Les habitudes suivent un processus simple, documenté dans le livre The Power of Habit : un déclencheur, comme par exemple un lieu adapté, sera suivi d’une routine, pour finir par une récompense, comme le soulagement du travail effectué. Si vous n’identifiez pas tout de suite ce processus, essayez d’imiter Matt Cutts : ce célèbre responsable du SEO chez Google essaie régulièrement une activité, ou une nouvelle habitude pendant 30 jours. Il a ainsi découvert que cette durée était suffisante pour garder l’habitude prise, si elle n’était pas subie.

Les 30 jours précédent la véritable naissance de l’habitude peuvent se faciliter en suivant des techniques simples : Dites vous que vous vous limitez à 30 jours, sans vous forcer à prendre cette habitude pour toujours. Documentez la, dans un fichier texte quelconque, en notant les fois où cette habitude était plus simple à réaliser, les fois où elle était difficile à suivre jusqu’au bout. Optimisez la, adaptez la graduellement à vos besoins, mais ne changez pas son idée première. Au bout de 30 jours, si elle n’a pas tenu, c’est qu’elle n’était pas faite pour vous.

J’ai d’ailleurs pris l’habitude de toujours documenter mes processus. Que ce soit l’apprentissage d’un nouveau langage de programmation, d’une nouvelle langue, ou plus bizarrement, de ma routine matinale. En notant les différentes composantes de ces processus, j’ai pu identifier des répétitions, et des choses illogiques. Qui n’a jamais tenté d’apprendre une langue étrangère en commençant par du vocabulaire, avant même de savoir dire bonjour, ou comprendre les verbes principaux ? La documentation de ma routine matinale m’a permis d’identifier des tâches répétitives, comme des aller-retours inutiles, ou encore des choses qu’il valait mieux préparer la veille.

J’ai également documenté des processus plus concrets, comme ma méthodologie d’intégration, ce qui m’a donné l’opportunité de regrouper des tâches similaires, de nourrir mes frameworks, et d’identifier des tâches à automatiser. L’automatisation de tâche est d’ailleurs un des luxes des informaticiens. Une fois que vos processus sont documentés, lisibles, et partagés, il apparaît clairement que certaines de vos tâches sont automatisables. Pour moi, la vérification de la syntaxe du code CSS, ou encore la vérification de certains codes JS ont pu être automatisés grâce à des plugins pour l’éditeur Sublime Text. Des tâches rébarbatives de téléchargement, de renommage et de déplacement de fichiers ont également pu être éliminées grâce à l’apprentissage du shell.

L’investissement de temps pour l’automatisation a d’ailleurs été illustré par Randall Munroe dans son célèbre comic XKCD. Ce comic ne met néanmoins pas en lumière l’avantage indéniable de la création d’une routine : elle permet d’avoir confiance en l’exécution correcte, en implémentant des tests, et en améliorant progressivement le script exécutant cette dernière.

Motivation

La procrastination est un poison dans tous les domaines de la vie. La plupart des points que j’ai soulevé concernant la productivité et les habitudes pourront vous aider à avancer, mais il y a toujours ces jours où vous ne pouvez pas. Vous n’avez pas assez dormi, vous êtes malade ou préoccupé, et il est impossible d’avancer. Cette tâche n’est vraiment pas intéressante, mais elle doit pourtant être bouclée pour avancer.

Un processus simple que j’ai abordé plus haut est de lister ses tâches, de les découper le plus possible, puis de les éxécuter. Ces listes de tâches peuvent être en faisant commencer chaque tâche par un verbe, et chaque liste par une action simple. La tâche « sport » se transformera ainsi en « courir au lac voisin », puis en « mettre ses chaussures de courses ». Il sera ainsi plus facile de se motiver en chaussures qu’au chaud dans son canapé, vu que le premier pas sera fait.

Une autre astuce intéressante est de se limiter dans la durée ou la portée de l’action. Ainsi, on peut se motiver en se disant qu’on « ne fera que 5 minutes de sport », ou qu’on « s’arrêtera après un tour du lac ». Il y a de grandes chances qu’après avoir démarré, on reste dans le feu de l’action. La technique Pomodoro, que je trouve difficilement applicable dans des métiers de programmation, est parfois utile quand il s’agit de se motiver à travailler. Savoir que l’on va pouvoir se détendre dans très peu de temps aide ainsi à supporter une session intense de travail.

Un article de lifehacker m’a beaucoup aidé à prioriser et à trier mes tâches. J’avais tendance à me réfugier derrière des phrases toutes faites « Je n’ai pas le temps pour ça. » « J’aimerais que les journées fassent plus de 24h ». Cet article m’a invité à remplacer ces affirmations par « Ce n’est pas une priorité ». Et en effet, « m’occuper de ce side-project » n’était pas une priorité, et je n’avais donc plus de temps à y consacrer, mais « faire du sport » étant une priorité pour ma santé, je devais y consacrer du temps en sacrifiant d’autres activités.

Un moyen simple d’éviter de surcharger votre liste de tâches est de planifier en avance votre semaine, en programmant des tâches pour plus tard, et en vous laissant des créneaux horaires « tampons » qui pourront absorber un éventuel dépassement. N’hésitez pas à faire des listes plus petites, quitte à aller piocher dans la liste du lendemain s’il vous reste du temps en fin de journée.

Il est important de prendre des vraies pauses distinctes du travail. Assumez les en changeant de pièce, en faisant un tour, en prenant l’air sans smartphone ni dossier. En plus du gain en moral, vous cesserez peu à peu de considérer votre bureau comme un lieu de loisir, et l’associerez plus vite au travail. Le gain en créativité lié à ce changement de décor vous surprendra bien souvent.

Parfois, il faut également savoir lâcher prise, et se contenter du « juste assez ». Il n’y a aucune honte à avoir du temps libre, à procrastiner après une dure journée de travail, et à vouloir être auprès de ses proches plutôt que face à un écran. Nous avons tous une limite mentale de temps de travail au delà duquel il est inutile de vouloir continuer à travailler. Vous avez travaillé 45h cette semaine, et vous hésitez à sortir avec des amis ? Mettez vos chaussures, et que ça saute !

Conclusion

Vous avez trouvé le temps de me lire jusqu’ici ? Félicitations, vous avez fait vos premiers pas sur la route merveilleuse d’une journée plus équilibrée. Pour vous encourager à continuer, voici quelques questions à vous poser régulièrement dans la journée :

• Combien vaut votre temps ? Passer 15 minutes à chercher à télécharger un mp3 qui aurait coûté 1€ sur iTunes était-elle une bonne idée ?
• Est-ce que cette dernière heure travaillée valait les sacrifices qu’elle a coûté ?
• Est-ce que cette action est une fin ou un moyen ? Si c’est un moyen, en avez-vous clairement identifié la finalité ?